ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ล้วนแต่เป็นสิ่งสำคัญของการทำธุรกิจ เพราะไม่ว่าจะเป็นธุรกิจเล็กหรือใหญ่ก็ล้วนแต่ต้องส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าทั้งสิ้น ใบแจ้งหนี้จึงเปรียบได้กับเป็นหน้าเป็นตาให้กับธุรกิจของคุณเลยก็ว่าได้
ด้วยความที่ใบแจ้งหนี้เหล่านี้สำคัญมาก ทำให้การออกแบบใบแจ้งหนี้ที่ดีจึงมีความจำเป็นไปด้วย ใบแจ้งหนี้ที่ดีควรจะมีความชัดเจนในเรื่องของราคา อ่านง่าย ดูเป็นมืออาชีพ และที่ขาดไม่ได้อีกอย่างหนึ่งก็คือความสวยงามที่ทำให้ลูกค้ารู้สึกสบายตา
หนึ่งในวิธีการที่ใช้สร้างใบแจ้งหนี้ที่ดีที่สุดก็คือใช้ Invoice template ผ่านทางเครื่องมือหลายๆ ตัวนั่นเอง เครื่องมือเหล่านี้ใช้งานง่ายมาก คุณไม่จำเป็นต้องมีทักษะการออกแบบใดๆ ก็ใช้ได้อย่างสบายๆ
เราไปดูกันดีกว่ามีเครื่องมือตัวไหนบ้าง
1. Canva
Canva เป็นเครื่องมือตัวโปรดของผม เพราะว่ามีศักยภาพในการออกแบบได้แทบจะทุกสรรพสิ่ง อย่างผมเองก็เคยใช้ Canva ออกแบบโลโก้ รวมไปถึง Infographic มาแล้ว
การออกแบบใบแจ้งหนี้โดยใช้ Canva นั้นไม่ยากอะไรเลย คุณแค่ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ครับ
ขั้นตอนแรก: เข้าเว็บไซต์ Canva และเลือก Invoice template ที่คุณต้องการ ในส่วนนี้จะมีแบบให้เลือกมากมายเลยทีเดียวครับ อย่างไรก็ดีในการเลือกส่วนนี้ผมแนะนำว่าเลือกๆ ไปก่อนก็ได้ครับ เพราะในขั้นตอน edit คุณสามารถเลือกใหม่ได้อยู่ดี
อย่างด้านล่างผมเลือก Invoice template ของบริษัทเครื่องเพชรครับ พอเลือกได้แล้วก็เข้ามาสู่ขั้นตอนการ edit
ในส่วนนี้คุณสามารถ edit ได้ตามความต้องการของคุณ นั่นคือเปลี่ยน font เปลี่ยนสี แก้ไขข้อมูลในใบแจ้งหนี้ ทั้งนี้คุณแก้ได้ทุกอย่างในใบแจ้งหนี้ใบนี้โดยไม่มีข้อจำกัดใดๆ ทั้งสิ้น ถ้าอยากจะใส่รูปหรือ element อื่นๆ เพิ่มก็ search หาจาก toolbar ทางด้านซ้ายครับ การแก้ไขก็ใช้เป็นภาษาไทยได้อย่างง่ายๆ สบายๆ
จุดแข็งอีกหนึ่งคือ Canva คือคุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ที่เคลื่อนไหวได้ (แน่นอนว่าใช้ได้เฉพาะแบบออนไลน์) โดยการเลือกที่ “Animate” คุณจะเห็นตัวเลือกแบบต่างๆ มากมาย อาทิเช่น Fade, Pan, Rise, Tumble, Stomp อย่างไรก็ดีแบบที่มีมงกุฎสีทองติดอยู่จะเป็นแบบพรีเมียม ซึ่งคุณจะต้องเป็นสมาชิก Canva Pro ถึงจะใช้งานได้ครับ
อย่างไรก็ดีถ้าคุณใช้งาน Canva แบบฟรี คุณจะไม่สามารถใส่ Logo ของบริษัทของคุณลงไปได้ คุณจะต้องสมัคร Canva Pro เพื่อที่จะใช้งานฟีเจอร์ดังกล่าวครับ
หลังจากที่คุณแก้ไขเสร็จแล้วก็เป็นขั้นตอนของการ import สิ่งที่คุณสร้างออกมาใช้งาน วิธีการที่จะนำออกมานั้นมี 2 แบบนั่นคือ
- Print Letterhead – ในกรณีที่คุณต้องการใช้ Invoice ของคุณเป็น Letterhead คุณสามารถให้ Canva พิมพ์ออกมาโดยใช้กระดาษคุณภาพสูงได้ โดยทาง Canva จะการันตีคุณภาพ ถ้าไม่พอใจจะคืนเงินทุกบาททุกสตางค์ และจะส่งฟรีในเวลา 2-3 วัน (ประเทศไทยก็ส่งได้ในเวลาดังกล่าวครับ) ค่าใช้จ่ายจะเริ่มต้นที่แผ่นละ 21 บาทถ้าสั่ง 25 แผ่น และค่าใช้จ่ายต่อแผ่นจะลดลงเรื่อยๆ ถ้าคุณสั่งมากขึ้น ในส่วนนี้ผมยังไม่เคยลองใช้ เลยไม่ทราบว่าเป็นอย่างไรครับ
- Download – ดาวน์โหลดออกมาส่งให้ลูกค้าทางอีเมล์ รูปแบบไฟล์ที่คุณดาวน์โหลดได้คือ PNG, JPG, PDF Standard และ PDF Print แต่ที่ Canva แนะนำก็คือ PDF Print เพราะไฟล์จะมีคุณภาพสูง และมีหลายหน้าเหมาะแก่การ print ให้กับลูกค้าครับ ในส่วนนี้จะดาวน์โหลดได้ฟรี แต่จะปรับขนาด หรือใช้ transparent background ไม่ได้ ถ้าอยากจะใช้ได้ต้องสมัคร Canva Pro ครับ
โดยรวมแล้ว Canva ให้คุณสร้างใบแจ้งหนี้ที่สวยงามจาก invoice template ได้ฟรีโดยไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ เลย (ถ้าคุณเลือกดาวน์โหลด) ทำให้เป็นตัวเลือกที่น่าสนใจมากในการสร้างใบแจ้งหนี้
สิ่งที่ผมชอบในตัว Canva อีกอย่างหนึ่งคือ คุณไม่ต้องลงโปรแกรมใดๆ ในคอมพิวเตอร์ เพราะทุกอย่างทำได้ผ่าน Browser นอกจากนี้ข้อมูลของคุณจะถูกเก็บไว้ใน Cloud ทำให้คุณและเพื่อนในทีมสามารถช่วยกันจัดการงานกราฟิกชิ้นเดียวกันได้ (Team Sharing) จากทุกที่ทุกแห่ง ความสะดวกสบายจึงเหนือกว่าการใช้โปรแกรมอื่นๆ อย่างชัดเจนครับ
อย่างไรก็ดีถ้าคุณต้องการความหลากหลายของ Invoice template เพิ่มเติม เพราะไม่อยากให้ซ้ำกับชาวบ้าน รวมไปถึงได้ฟีเจอร์ต่างๆ ในการดีไซน์เพิ่มมากขึ้น รวมไปถึงการใส่ Logo ของคุณเองด้วย ผมแนะนำให้สมัคร Canva Pro ครับ
Canva Pro
Canva Pro เป็นทางเลือกที่น่าสนใจถ้าคุณต้องการทรัพยากรทางกราฟิกเพิ่มเติมไม่ว่าจะเป็น
- Template ที่ใช้สร้างงานกราฟิกต่างๆ ได้กว่า 60,000 แบบไม่เฉพาะแต่ Invoice แต่จะรวมถึงนามบัตร, โปสเตอร์ และอื่นๆอีกมากมายด้วย
- รูปภาพ ไฟล์เสียง ไฟล์วีดิโอ และ element อื่นๆ กว่า 60,000,000 ชิ้นที่สามารถใช้ในงานของคุณได้ทันที
- ใส่ Font และ Logo ในงานของคุณได้ ข้อนี้ถือว่าสำคัญที่สุดในการสร้างใบแจ้งหนี้เลยก็ว่าได้
- ได้ฟีเจอร์การสร้างทุกอย่างที่มีอยู่โดยไม่มีข้อจำกัดใดๆ อีกต่อไป ไม่ว่าจะเป็นฟีเจอร์ Animate หรือการปรับแต่งไฟล์ดาวน์โหลด ฯลฯ
- และอื่นๆ อีกมากมาย
ค่าใช้จ่ายในส่วนนี้จะเริ่มต้นที่ $9.95 หรือประมาณ 300 บาทต่อเดือน ถ้าสงสัยลองอ่านเพิ่มเติมได้ที่ Canva Pricing ครับ (Canva ให้คุณแบบ Pro ได้ฟรีๆ เป็นเวลา 30 วันเลยครับ แต่แบบฟรีก็ฟรีตลอดชีพนั่นเอง)
2. Visme
Visme เป็นโปรแกรมกราฟิกในลักษณะเดียวกับ Canva นั่นคือเป็นโปรแกรมสารพัดประโยชน์ที่ช่วยผลิตงานคุณภาพสูงได้เหมือนกันครับ ดังนั้น Visme จึงสามารถใช้สร้างใบแจ้งหนี้โดยใช้ Invoice template ได้เหมือนกัน
ทั้งนี้ Invoice Template ที่ Visme ให้ใช้ฟรีมีน้อยมาก นั่นคือมีแค่ 5 แบบเท่านั้น ถ้าคุณต้องการ invoice template เพิ่มเติม คุณจะต้อง Upgrade สถานเดียวเลยครับ อย่างไรก็ดีจากที่ผมดู ตัว template แต่ละชิ้นถือว่าคุณภาพดีทีเดียวครับ
อย่างด้านล่างคือผมเลือกแบบฟรีมาลองใช้สร้างใบแจ้งหนี้ดูครับ
หลังจากนั้นการแก้ไขต่างๆ ก็ใช้วิธี Drag & Drop เหมือนกับ Canva ครับ ซึ่งคุณจะแก้ไขหรือใส่ element อะไรก็ตามที่ต้องการเลย และ Visme ให้คุณใส่ Logo ลงไปในการใช้งานแบบฟรีได้ด้วยครับ โดยส่วนตัวแล้วผมชอบ User Interface ของ Visme มากเพราะว่าใช้ง่ายสบายตาครับ
เมื่อคุณแก้ไขใบแจ้งหนี้เสร็จตามที่ต้องการแล้วก็ถึงเวลาที่ต้องดาวน์โหลด การดาวน์โหลดในแบบฟรีของ Visme จะทำได้เฉพาะแบบ JPG เท่านั้นครับ ซึ่งคุณภาพของไฟล์จะไม่ดีเท่าไรนัก ถ้าอยากจะดาวน์โหลดไฟล์คุณภาพสูงจะต้องสมัครสมาชิกแบบเสียเงินครับ
ค่าสมาชิกของ Visme มี 2 แบบได้แก่
- Standard – เริ่มต้นที่ $15 หรือประมาณ 450 บาทต่อเดือน
- Business – เริ่มต้นที่ $25 หรือประมาณ 750 บาทต่อเดือน
ทุกแพลนจะสามารถใช้ Premium Assets อย่างเช่น Invoice template ต่างๆ ได้ทั้งหมด รวมไปถึงสามารถดาวน์โหลดเป็น PDF ได้ แต่แบบ Business จะดาวน์โหลดงานเป็นแบบ PPTX, HTML5, Video และ GIF ได้ด้วย และเพิ่มฟีเจอร์ต่างๆ ในส่วนของ Collaboration เข้ามา เช่นเดียวกับ Cloud Storage ที่จะได้มากขึ้น
อย่างไรก็ดีถ้าเทียบในส่วนของราคาและฟีเจอร์ต่างๆ แล้ว ผมมองว่า Canva Pro ยังเป็นตัวเลือกที่ดีกว่ามาก เพราะราคาถูกกว่า แถมในส่วนของ Storage ยังให้มากกว่าแบบเทียบไม่ติด (100 GB vs 250 MB)
3. Invoicing Builder ต่างๆ
บนโลกออนไลน์นั้นมีผู้ให้บริการ invoice builder อยู่มากมาย ซึ่งคุณสามารถใช้เว็บไซต์เหล่านี้สร้างใบแจ้งหนี้ออกมาได้โดยตรง แถมส่วนใหญ่จะใช้ฟรีแบบไม่เสียค่าใช้จ่ายอีกด้วย ขณะที่บางแห่งจะเป็น Invoicing software แบบเต็มสูบให้คุณนำไปใช้งานครับ
ผู้ให้บริการที่น่าสนใจได้แก่
- Invoice Generator – ผู้ให้บริการ Invoicing Software ที่โฟกัสไปที่การสร้างใบแจ้งหนี้โดยตรง คุณจะสามารถใช้งาน Invoice template ได้ฟรี คุณแค่กรอกข้อมูลต่างๆ ที่จำเป็นลงไป หลังจากนั้นคุณจะได้ใบแจ้งหนี้ที่เสร็จสมบูรณ์ออกมาทันที
- Zoho – ผู้บริการที่ผลิตซอฟต์แวร์แบบ CRM สำหรับธุรกิจต่างๆ แต่มี Invoice Generator ให้คุณใช้งานได้ฟรี คุณแค่แก้ไขข้อมูลภายใน Invoice Template ที่มีอยู่แล้ว เพียงเท่านี้ ใบแจ้งหนี้ของคุณก็พร้อมที่จะส่งให้กับลูกค้าแล้วครับ
อย่างไรก็ดีถ้าเปรียบเทียบทั้งส่วนของความสวยงามของ Invoicing template และการ customization ของตัวใบแจ้งหนี้แล้ว การใช้ Invoicing Builder จะให้ใบแจ้งหนี้ที่ดูสวยและสร้างสรรค์ไม่เท่ากับใบแจ้งหนี้ที่ออกแบบโดยโปรแกรมกราฟิกอย่างเช่น Canva หรือว่า Visme ครับ
4. Project Management Software
อีกทางเลือกหนึ่งที่น่าสนใจก็คือการใช้งาน Project Management Software โดยเฉพาะถ้าคุณได้ใช้งานซอฟต์แวร์เหล่านี้อยู่แล้วครับ
ยกตัวอย่างเช่นซอฟต์แวร์อย่าง Paymo นั้นมีบริการ Invoicing ซึ่งจะมี Invoicing Template ให้คุณได้ใช้งานอยู่แล้วในระดับหนึ่ง คุณจะ customize ได้แทบทุกอย่างตามที่คุณต้องการ ทำให้ใบแจ้งหนี้ของคุณมีความสวยงามและมีความเป็นทางการครับ
จุดแข็งของการใช้ Project Management Software ก็คือคุณสามารถ integrate ข้อมูลและใบแจ้งหนี้ กับแพลตฟอร์มของคุณได้โดยตรง ทำให้คุณไม่ต้อง export ข้อมูลไปมาเพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ นอกจากนี้ตัวซอฟต์แวร์อาจจะส่งใบแจ้งหนี้ไปได้อย่างอัตโนมัติ หรือช่วยตรวจสอบได้ด้วยว่าลูกค้าเปิด invoice อ่านแล้วหรือยัง หรือแม้กระทั่งให้ลูกค้าจ่ายเงินได้ทันที ทำให้ประหยัดเวลาและช่วยลดขั้นตอนในการทำงานไปได้อย่างมากเลยครับ
อย่างไรก็ดีข้อเสียของการใช้ซอฟต์แวร์เหล่านี้สร้างใบแจ้งหนี้ก็คือ ถ้าคุณต้องการจะแก้ไขใบแจ้งหนี้ให้ดูสวยงามตามความต้องการของคุณจะทำได้ยากกว่าการใช้ Canva หรือ Visme กล่าวคือคุณอาจจะต้องมีความรู้เรื่อง coding อย่างเช่น HTML หรือ CSS มาบ้างต่างจากการใช้ design software อย่าง Canva ที่ไม่ต้องรู้เรื่อง code ใดๆ ครับ