4 Project Management Software ชั้นยอดสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

0
81

ทุกวันนี้เราไม่อาจปฏิเสธได้ว่าโครงการหรือ project ต่างๆ มีความซับซ้อนขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ โดยเฉพาะในสายงาน IT ทำให้บ่อยครั้งที่ project เหล่านี้ไม่เสร็จทันเวลาตามที่ต้องการ และกลายเป็นความยืดเยื้อ ส่งผลในทางลบทั้งต่อภาพลักษณ์ของผลประกอบการของบริษัทอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

ดังนั้นสิ่งที่เข้ามาช่วยแก้ไขก็คือ project management software นั่นเอง

Project Management Software คือซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการหรือ project manager และทุกคนในทีมร่วมมือกันจัดการ project หรือชิ้นงานที่ได้รับมอบหมายอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นในด้านทรัพยากร เวลา และค่าใช้จ่าย เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยให้ project ของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น มีประสิทธิภาพ และเสร็จสิ้นในเวลาที่กำหนดอย่างเป็นระบบ

นอกจากนี้ในปี ค.ศ.2020 ที่มีสถานการณ์โรคระบาด ซอฟต์แวร์เหล่านี้ยังมีประโยชน์มากในการจัดการทุกคนในทีมที่ทำงานที่บ้าน (Work from home) ได้ง่ายดายและสะดวกสบายมากขึ้น เพราะคุณไม่ต้องโทรหรือ line ไปสั่งงานให้ยุ่งยากเสียเวลาครับ

อย่างไรก็ดี project management software เจ้าดังๆ ที่อยู่ในตลาดนั้นมีราคาสูงถึงสูงมาก เพราะกลุ่มเป้าหมายเป็นบริษัทขนาดใหญ่ แต่นั่นไม่ใช่ปัญหา เพราะมีหลายบริษัทเช่นเดียวกันที่ให้บริการ project management software ในราคาสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง ซึ่งราคาไม่สูงเกินไปครับ

ดังนั้นในโพสนี้ผมจะมาแนะนำผู้ให้บริการซอฟต์แวร์เหล่านี้ เราไปเริ่มต้นกันเลยดีกว่าครับ

ข้อควรทราบ: ข้อมูลราคา ฟีเจอร์ ตลอดจนเงื่อนไขต่างๆ ของ Project Management Software แต่ละตัวอาจจะเปลี่ยนแปลงได้ โปรดตรวจสอบรายละเอียดอีกครั้งกับทางเว็บไซต์ก่อนที่จะตัดสินใจครับ

Image by Tumisu from Pixabay

1. Paymo

Paymo เป็น project management software ที่เรียบง่าย แต่ก็อุดมไปด้วยประสิทธิภาพ โดยตัวซอฟต์แวร์จะช่วยให้คุณบริหาร project ได้อย่างง่ายดายผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์ที่คุณไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดโปรแกรมอะไรมามากมายเลยครับ

ในปัจจุบัน Paymo ถูกใช้งานโดยธุรกิจขนาดเล็กทั่วโลกมากกว่า 100,000 แห่ง และกำลังเพิ่มจำนวนขึ้นตามลำดับด้วย

เราไปดูฟีเจอร์ของ Paymo กันดีกว่าครับ

ฟีเจอร์ของ Paymo

ฟีเจอร์ของ Paymo มีหลากหลายมาก อาทิเช่น

Time Tracking – สั่งให้ตัวซอฟต์แวร์คอยดูแลเรื่องเวลาการทำงาน เพื่อตรวจสอบดูว่าใช้เวลาได้มีประสิทธิภาพเพียงพอแล้วหรือยัง นอกจากนี้ยังสามารถให้ทุกคนในทีมใส่ข้อมูลได้ว่าทำอะไรไปแล้วบ้าง เพื่อที่จะได้ไม่ต้องคอยถามกันในทีมว่าใครทำอะไรลงไปตอนไหน หรือว่าจะให้รายงานทุกสิ่งที่ทุกคนในทีมทำลงไปในคอมพิวเตอร์เข้ามาในแพลตฟอร์มโดยอัตโนมัติก็สามารถทำได้เช่นกัน

Paymo Time Tracking

สิ่งที่ดีอีกอย่างหนึ่งคือ ถ้าคุณต้องการรายงานข้อมูลเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อ project บางส่วนเสร็จสิ้น คุณสามารถสั่งให้ Paymo ทำรายงานออกมาให้คุณได้ทันที

Team Collaboration – project manager สามารถตรวจสอบดูได้อย่างละเอียดว่าคนในทีมแต่ละคนกำลังทำงานชิ้นไหน หรือทำชิ้นไหนเสร็จไปแล้ว รวมไปถึงตั้ง priority ให้กับลูกทีมเห็นได้ว่างานไหนมีความสำคัญมากกว่า งานไหนใกล้ deadline มากกว่า และยังสามารถสร้าง Gantt Chart เพื่อที่จะแสดงให้ลูกทีมให้ว่างานชิ้นไหนควรจะทำก่อนงานอื่นเป็นต้น

Paymo Team Collaboration

นอกจากนี้ถ้าเกิดปัญหา project manager ยังสามารถพูดคุยกับลูกทีมได้ทันทีแบบ real-time บนแพลตฟอร์ม และเมื่อมีเหตุการณ์สำคัญอย่างเช่น นาย A ขอลาหยุดกะทันหัน ทาง project manager จะได้รับแจ้งเตือน และมอบหมายหน้าที่ของนาย A ให้กับลูกทีมอีกคนทันที

คุณยังสามารถเก็บรวบรวมเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องไว้ใน project management software ของคุณ เพื่อที่ทุกคนในทีมจะได้ดาวน์โหลดไปใช้งานโดยไม่ต้องส่งให้กันผ่านอีเมล์ครับ

Task Management – Project manager สามารถจัดสรรงานต่างๆ ให้กับลูกทีมได้อย่างง่ายดายและเป็นระบบ โดยระบุให้ลูกทีมทราบถึงเวลาที่เหลือ และลูกทีมคนอื่นๆ ที่ทำงานร่วมกัน นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้าง Kanban boards เพื่อสร้าง workflow เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการ project ได้อีกด้วย

Paymo Task Management feature

ไม่เพียงเท่านั้นเมื่อใกล้ถึง deadline ตัวแพลตฟอร์มสามารถแจ้งเตือนทุกคนในทีมได้โดยอัตโนมัติ ทำให้ปัญหาลืมโน่นลืมนี่หมดลงไปครับ

Planning & Scheduling – จัดการตารางทุกอย่างของทุกคนในทีมได้อย่างง่ายดายด้วยตารางแบบ Bird’s eye view และตรวจสอบดูได้ว่าตารางพบลูกค้าของใครเต็มหรือยังไม่เต็มแบบ real-time นอกจากนี้ถ้ามีคนในทีมคนไหนเกิดลางาน คุณสามารถวางแผนล่วงหน้าได้ว่าจะให้ใครมาแทน

นอกจากนี้ตัวซอฟต์แวร์จะช่วยสร้าง ghost bookings หรือการนัดกับลูกค้าโดยอัตโนมัติตามข้อมูลที่คุณได้กรอกไว้ คุณมีทางเลือกว่าจะ confirm นัดดังกล่าวหรือไม่ก็ได้ครับ

Invoicing & Estimates – สร้าง invoice อย่างง่ายดายที่ดูเป็นมืออาชีพและสวยงาม และส่งไปให้กับลูกค้าโดยอัตโนมัติ ถ้าลูกค้ายังไม่จ่ายบิลหรืออ่านอีเมล์ ตัวซอฟต์แวร์สามารถตั้งให้ส่งแจ้งเตือนให้ลูกค้าอีกครั้งได้โดยทันที

Paymo Invoicing Service

นอกจากนี้คุณยังสามารถให้ project management software ของคุณประมาณค่าใช้จ่ายต่างๆ อย่างรวดเร็วได้อีกด้วย และยังมีระบบใช้จ่ายเงินที่คิดเงินลูกค้าโดยใช้ PayPal, Payoneer หรือ Stripe ได้

ในส่วนของรายได้และค่าใช้จ่ายของ project ตัวซอฟต์แวร์จะเก็บข้อมูลทั้งหมดไว้อย่างละเอียด และจัดเรียงให้อย่างเป็นระบบ ทำให้คุณสามารถวิเคราะห์ได้ว่าค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นหรือลดลงมาจากส่วนใด และตรวจสอบได้ว่างบประมาณที่ตั้งไว้ตอนนี้ใช้ไปเท่าไรแล้ว

นอกจากนี้ Paymo ยังมีฟีเจอร์อื่นๆ อีกมากมาย ผมแนะนำให้อ่านเพิ่มเติมที่ Paymo All Features ครับ

ราคาของ Paymo

Paymo คิดราคาในรูปแบบสมาชิก โดยแบ่งเป็นสองแพลนได้แก่

  • Small Office – $8.95 หรือประมาณ 270 บาทต่อคนต่อเดือน
  • Business – $14.25 หรือประมาณ 420 บาทต่อคนต่อเดือน

ราคานี้จะเป็นราคาที่ต้องจ่ายเป็นรายปี ถ้าจ่ายเป็นแบบเดือนต่อเดือน ราคาจะสูงกว่านี้ประมาณ 30% ครับ

สิ่งที่แตกต่างกันระหว่างสองแพลนนี้คือฟีเจอร์ นั่นคือแบบ Business จะได้ฟีเจอร์ที่ซับซ้อนกว่าอย่างเช่น การจัดตารางของคนในทีมที่ละเอียดระดับชั่วโมง, การใช้ Gantt Charts, การจัดการพนักงานที่ขอลาหยุด นอกจากนี้ยังมี training ในการใช้งานฟรี และ storage ที่มีขนาด 100 GB (เทียบกับ Small Office ที่ 50 GB)

ลองดูรายละเอียดแบบเต็มๆ ได้ที่ Paymo Pricing ครับ

ผมมองว่าถ้าออฟฟิศของคุณเล็กและมีพนักงานไม่มากนัก (เช่นไม่เกิน 10-20 คน) การใช้แพลนระดับ Small Office ก็เพียงพอต่อการทำงานแล้วครับ เพราะพนักงานมีน้อย จัดการได้ง่ายกว่า และไม่จำเป็นต้องใช้แพลนระดับ Business แต่อย่างใด ฟีเจอร์ที่เพิ่มเข้ามาในแบบ Business เองก็ไม่ได้มากนักด้วย

ทั้งนี้ Paymo ให้คุณลองใช้บริการได้ฟรี โดยไม่มีค่าใช้จ่ายและไม่ต้องใส่ข้อมูลเครดิตการ์ดแต่อย่างใด ลองใช้ได้ด้วยการกดปุ่มด้านล่างครับ

2. Teamwork

Teamwork เป็น Project Management Software ที่ position ตัวเองให้อยู่ระหว่าง Basic Tools (เครื่องมืออย่างง่าย ราคาถูกแต่ฟีเจอร์น้อยมาก) และ Enterprise Tools (เครื่องมือที่ใช้งานโดยบริษัทขนาดใหญ่ ส่วนมากจะใช้ยากและแพง)

โดยซอฟต์แวร์ของ Teamwork จะใช้งานง่าย ราคาเหมาะสม และมีฟีเจอร์ที่น่าสนใจมากมายที่จะช่วยให้คุณจัดการทีมและโปรเจคได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

เราไปดูฟีเจอร์ของ Teamwork กันดีกว่าครับ

ฟีเจอร์ของ Teamwork

เนื่องจากฟีเจอร์ของ Teamwork มีเป็นจำนวนมาก ผมจึงขอยกมาแค่บางส่วนเท่านั้น อาทิเช่น

Plan – วางแผนทุกอย่างในการทำ project ได้อย่างง่ายดายด้วยการใช้ Gantt Chart นอกจากนี้ตัวแพลตฟอร์มจะมีเครื่องมือที่ช่วยวางแผนอย่างเสร็จสรรพ คุณสามารถมอบหมายให้ลูกทีมแต่ละคนไปทำชิ้นงานแต่ละงานได้อย่างง่ายดาย ทุกคนในทีมจะเข้าใจอย่างง่ายดายจาก template บนแพลตฟอร์มว่าจะต้องทำงานให้เสร็จเมื่อไร และมี event สำคัญใดบ้าง

Teamwork Overview

Collaborate – สร้าง Teamwork ที่มีประสิทธิภาพด้วยการจัดทีมของคุณตรงตามความต้องการ ทุกคนในทีมจะสื่อสารกันได้อย่างง่ายดายผ่านทางแพลตฟอร์ม นอกจากนี้คุณยังนำลูกค้า (client) เข้ามาในแพลตฟอร์มของคุณได้อีกด้วย โดยปราศจากค่าใช้จ่ายเพิ่ม ถ้าคุณจะต้องทำ project ที่ต้องอาศัยความร่วมมือจากลูกค้า

Task Management

Time Tracking – จัดการเวลาของทีมของคุณด้วยฟีเจอร์ Time Tracking ทุกคนในทีมจะได้ทราบว่าใช้เวลาไปเท่าไรแล้ว และเหลือเวลาอีกเท่าไร ทำให้คุณนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ในวิเคราะห์ รวมไปถึงจัดการเรื่องค่าใช้จ่ายและแจ้งต่อลูกค้าถึงสถานะของ project ในปัจจุบันได้ด้วย

Resource Management – ใช้ Capacity Bar และ Planner View ในการช่วยลูกทีมของคุณไม่ให้มีใครทำงานหนักเกินไป ด้วยการจัดสรรงานให้เหมาะสมกับศักยภาพ การทำงานจะได้ออกมามีประสิทธิภาพมากขึ้น กำจัดปัญหา Bottleneck ให้หมดไป

นอกจากนี้ลูกทีมของคุณจะทราบถึง workload ในทีมด้วยการใช้งาน Board View ที่จำลองสถานะ workload ปัจจุบันออกมาโดยอัตโนมัติ

Billing – Teamwork จะช่วยคุณสร้าง invoice ที่ดูเป็นมืออาชีพและสวยงามในเวลาอันสั้นเพื่อมอบให้กับลูกค้า

Add Invoice

Report – ทราบรายละเอียดต่างๆ ตั้งแต่ต้นจนจบแบบ Real-time ซึ่งจะทำให้ปัญหาใช้งบและเวลาบานปลายหมดไป

สรุปแล้ว Teamwork เป็น Project Management Software ที่ทุ่มฟีเจอร์ให้กับการทำงานที่มีประสิทธิภาพ โปร่งใส ราบรื่น และประหยัดค่าใช้จ่ายครับ โดยรวมแล้ว Teamwork แจ้งว่าตัวซอฟต์แวร์ช่วยลดภาระของคนใน project ไปได้ถึง 4 ชั่วโมงต่อสัปดาห์เลยทีเดียว

ถ้าอยากทราบฟีเจอร์ทั้งหมด โปรดอ่านต่อได้ที่ Project Management Software Features

ราคาของ Teamwork

Teamwork คิดราคาเป็นระบบสมาชิก โดยประกอบด้วย 3 แพลนได้แก่

  • Free
  • Pro เริ่มต้นที่ $10 หรือ 300 บาทต่อคนต่อเดือน (ใช้งาน 5 คนขึ้นไปเท่านั้น)
  • Premium เริ่มต้นที่ $18 หรือ 540 บาทต่อคนต่อเดือน (ใช้งาน 5 คนขึ้นไปเท่านั้น)

สิ่งที่แตกต่างกันในแต่ละแพลนคือฟีเจอร์และจำนวนโปรเจคที่ทำได้ แบบฟรีทุกอย่างจะจำกัดมากและใช้ทำอะไรไม่ได้เลย มันจึงไม่ต่างอะไรกับ demo ครับ

แพลนที่ผมว่าน่าสนใจจึงเป็นแบบ Pro เพราะว่าได้ฟีเจอร์หลักเกือบทั้งหมดแล้วในส่วนของ Project Management ขาดไปแค่ฟีเจอร์ใหม่อย่างเช่น Burndown Reporting และ Project Time Budget อย่างไรก็ดีแบบ Premium จะ integrate กับ software ตัวอื่นได้มากกว่าด้วย ผมจึงแนะนำว่าลองตรวจสอบความต้องการของคุณก่อนที่จะสมัครที่ Teamwork Pricing ครับ

ทั้งนี้ Teamwork ให้คุณใช้งานแบบ Pro ฟรีเป็นเวลา 30 วันโดยไม่ต้องใส่ข้อมูลเครดิตการ์ดใดๆ ไปลองได้ด้วยการกดปุ่มด้านล่างครับ

รีวิว: Capterra 4.5/5.0, g2 4.4/5.0

3. Monday

Monday หรือ Monday.com เป็น Project Management Software อีกตัวหนึ่งที่น่าสนใจ เพราะมีฟีเจอร์มากมาย จริงๆ แล้ว Monday เป็นมีศักยภาพมากกว่าการบริหาร project มาก เพราะทำได้ทั้ง HR Management, Remote Work Management, Marketing Management ฯลฯ

ดังนั้นคุณอาจจะเรียกได้ว่า Monday เป็น Software การบริหารแบบ All-in-one ที่สมบูรณ์สุดๆ เลยก็ว่าได้ และจัดการทุก project ได้ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงเสร็จสิ้น

เรามาดูกันดีกว่าครับฟีเจอร์ในส่วนของ Project Management ของ Monday มีอะไรบ้าง

ฟีเจอร์ของ Monday

Monday จะใช้ระบบ work template หมายความว่าคุณต้องการฟีเจอร์ไหน คุณก็หยิบ template ใส่ลงในแพลตฟอร์มของคุณ ทำให้ตัวแพลตฟอร์มใช้งานง่าย เพราะคุณเลือกได้ว่าจะใช้ตัวไหน ทำให้ไม่รู้สึกตาลายเหมือนกับบางแพลตฟอร์มครับ

เนื่องจากฟีเจอร์ Project Management ของ Monday มีจำนวนมาก ผมจึงขอแนะนำเฉพาะบางส่วนเท่านั้นครับ

Projects Overview – Monday จะช่วยให้คุณวางโครงสร้างของ project อย่างละเอียด ตัวซอฟต์แวร์จะช่วยให้ project manager หรือผู้บริหารอธิบายส่วนต่างๆ ให้ผู้เกี่ยวข้องเข้าใจได้อย่างชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นความสำคัญ, ค่าใช้จ่าย, deadline และอื่นๆ อีกมากเลยครับ นอกจากนี้เมื่อ project เริ่มต้นขึ้นแล้ว ผู้บริหารสามารถเห็น progress ของการทำงานอีกด้วยว่าดำเนินไปแค่ไหนแล้ว

Projects Overview

Project Planning – จัดการทีมงานของคุณได้อย่างง่ายดาย ด้วยการ assign งานให้เห็นอย่างชัดเจนว่าใครทำอะไร และทำไปถึงไหนแล้ว การบริหาร workload ของพนักงานของคนสามารถทำได้อย่างง่ายดาย โปร่งใส และยุติธรรม เพราะพนักงานดูได้ว่าเขาถูกสั่งงานอะไรบ้าง เมื่อเทียบกับเพื่อนร่วมงาน

Communication – สื่อสารกันในทีมอย่างมีประสิทธิภาพผ่านทางแพลตฟอร์มของ Monday โดยตรง คุณสามารถอัพเดตข่าวสารให้กับเพื่อนร่วมงาน, ตรวจสอบผลงานว่าผ่านหรือไม่ผ่าน, ให้ feedback, แบ่งปันไฟล์ ฯลฯ ทำให้คุณและพนักงานสามารถประสานงานได้อย่างดี แม้ว่าต่างคนจะ Work from home กันก็ตาม

Chart View – จัดการดูแลโปรเจคของคุณอย่างละเอียดถี่ถ้วนในทุกมุมมองผ่านทางแพลตฟอร์มของ Monday ข้อมูลต่างๆ จะถูกทำ data visualization อย่างดี ทำให้มีความสวยงามและเข้าใจง่าย ผมชอบการใช้สีของตัวแพลตฟอร์มมาก เพราะว่าสีตัดกัน ทำให้ผมสังเกตเห็นได้ทันทีว่าส่วนไหนเกิดปัญหาอยู่

Monitoring by Monday.com

Reporting – คุณสามารถสั่งให้แพลตฟอร์มเปลี่ยนข้อมูลต่างๆ ให้เป็นรายงานได้ง่ายและเร็วอย่างลัดนิ้วมือ ทำให้ทีมงานของคุณไม่ต้องเปลืองเวลามานั่งทำ report ให้กับผู้บริหารหรือว่าผู้ถือหุ้นอ่าน

Time Tracking – ตรวจสอบว่าคนในทีมใช้เวลาเท่าไรแล้วในการทำ project ดังกล่าวและเหลือเวลาอีกเท่าใด

Remote Equipment Check – คุณสามารถตรวจสอบได้ว่าอุปกรณ์ของพนักงานขาดแคลนส่วนไหนบ้าง เช่นเดียวกับพนักงานที่แจ้งได้เช่นกันว่ากำลังขาดแคลนอะไรอยู่

Equipment Check

โดยรวมแล้ว Monday เป็น Project Management Software ที่เยี่ยมมากตัวหนึ่ง และมีฟีเจอร์หลายอย่างมาก ถ้าสนใจผมแนะนำให้ไปดูเพิ่มที่เว็บไซต์ Monday.com ครับ

จุดแข็งที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งของ Monday คือการใช้ Automations กล่าวคือคุณสามารถตั้งให้แพลตฟอร์มทำตามคำสั่งของคุณโดยอัตโนมัติได้ ยกตัวอย่างเช่นคุณอาจจะตั้งว่า ถ้าพนักงานเปลี่ยน status งานชิ้นหนึ่งว่าเสร็จสิ้นแล้ว ให้โปรแกรมเปลี่ยน status งานชิ้นต่อไปว่าเริ่มทำได้โดยอัตโนมัติเป็นต้น

ถ้าสงสัยสามารถดูตัวอย่างได้จากคลิปด้านล่างครับ (คลิก play ได้เลย)

ราคาของ Monday.com

Monday.com คิดราคาเป็นรูปแบบสมาชิก โดยประกอบด้วย 3 แพลนได้แก่

  • Basic – เริ่มต้นที่ $8 หรือประมาณ 240 บาทต่อเดือน
  • Standard – เริ่มต้นที่ $10 หรือประมาณ 300 บาทต่อเดือน
  • Pro – เริ่มต้นที่ $16 หรือประมาณ 480 บาทต่อเดือน

ทุกแพลนจะต้องสมัคร 5 คนขึ้นไปเท่านั้น ไม่สามารถสมัครน้อยกว่านั้นได้ครับ และราคานี้จะเป็นราคาแบบจ่ายรายปี ถ้าคุณเลือกแบบจ่ายเดือนต่อเดือน ราคาจะสูงกว่านี้ประมาณ 20 ครับ

ความแตกต่างของแต่ละแพลนขึ้นอยู่กับฟีเจอร์ครับ อย่าง Basic ทุกอย่างจะค่อนข้างจำกัดมาก ไม่สามารถใช้ได้ทั้ง Automations, Timeline View แถม File Storage บนแพลตฟอร์มยังเล็กมาก (5 GB) เท่านั้น แต่ที่สำคัญที่สุดคือไม่สามารถเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์อื่นเพื่อนำข้อมูลเข้าออกจาก Monday ได้เลยครับ ผมจึงไม่แนะนำให้ใช้แพลนนี้เท่าไรนัก

ดังนั้นผมจึงมองว่าถ้าคุณอยากจะใช้งาน Monday ควรจะเริ่มที่ Standard เลยจะดีกว่า เพราะฟีเจอร์หลักๆ มีครบไม่ว่าจะเป็น Integration (จำกัดการเชื่อมที่ 250 ครั้งต่อเดือน), Automations, Timeline View, Map View, Kanban View สำหรับการ visualize workflow ฯลฯ โดยที่ราคาเพิ่มขึ้นมาแค่ 20%

ส่วนแพลน Pro ก็จะเหนือกว่านั้นไปอีก และมีฟีเจอร์อย่าง Time Tracking, Chart View, Workload ให้ใช้ และเพิ่มจำนวนครั้งของการ integration ให้มากขึ้น (เพิ่มเป็น 25,000 ครั้งต่อเดือน) แต่ราคาจะเพิ่มขึ้นมาถึง 60% ของ Standard ทำให้ค่าใช้จ่ายเริ่มสูงสำหรับธุรกิจขนาดเล็กครับ

Monday ให้คุณลองใช้ได้ฟรีโดยไม่เสียค่าใช้จ่ายใดๆ

รีวิว: Capterra 4.6/5.0

4. Trello

Trello เป็นหนึ่งใน Project Management Software ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในปัจจุบัน จุดแข็งของ Trello คือมีระบบ template/Power Ups ที่แข็งแกร่งและหลากหลาย ทำให้ครอบคลุมการทำโปรเจคทุกรูปแบบ ผมจึงมองว่าความยืดหยุ่นในการใช้งาน Trello น่าจะสูงที่สุดในบรรดา Project Management Software ทุกตัวครับ

วิธีการใช้งาน Trello เรียบง่าย อย่างแรกก็เลือก template ที่คุณชอบและเหมาะต่อการใช้งานมาก่อน อย่างเช่นผมต้องการบอร์ด Team Meetings คุณก็กดเลือก “Create Board from Template”

ต่อมาคุณแค่เลือก Power Ups ที่คุณต้องการจากที่มีอยู่แล้วเพื่อใส่เพิ่มเข้าไปใน template เท่านั้นเอง Power Ups พวกนี้ก็คือฟีเจอร์ต่างๆ นั่นแหละครับ ซึ่งจะมีทั้งตัวที่ทำโดย Trello เอง และตัวที่ทำโดย Third party ซึ่งถ้าเป็นอย่างหลังก็ต้องเลือกดีๆ หน่อยเพราะถ้าเกิดปัญหาอะไรขึ้นมา Trello จะไม่สามารถช่วยเหลือคุณได้

Power Ups ของ Third Party บางตัวอาจจะมีให้เสียเงินเพิ่มได้เช่นกัน จะว่าไปก็มีลักษณะคล้ายกับ WordPress Plugin ครับ

Board ต่างๆ ของ Trello จะครอบคลุมฟีเจอร์ต่างๆ ของ Project Management Software ตัวอื่นแทบทั้งหมด นอกจากนี้ยังมี Bot ที่ช่วยจัดการการทำงานของคุณด้วย เช่นเรื่องตารางเวลาของคุณเป็นต้นครับ

อย่างไรก็ดีคุณอาจจะลายตากับการใช้งาน Trello ได้เพราะ board และ power ups ที่มีให้เลือกมีเยอะไปหมด แต่ถ้าทุกอย่างลงตัว และคุณเริ่มชินกับระบบแล้ว คุณจะได้ความยืดหยุ่นสูงมากในการทำงานและการบริหารทีมของคุณ เพราะอยากใส่ฟีเจอร์อะไรก็ทำได้ในพริบตาครับ

อย่างไรก็ดีคุณก็ต้องระวังเรื่องค่าใช้จ่ายเสริมที่อาจจะมากับ Power Ups ระดับพรีเมียมด้วยเช่นกัน ถ้าคุณใส่ Power Ups ที่ต้องเสียเงินมากเกินไป ค่าใช้จ่ายอาจจะสูงกว่า Project Management Software อื่นอย่างมีนัยสำคัญได้ครับ

ราคาของ Trello

Trello ใช้ระบบสมาชิก โดยประกอบด้วย 3 แพลนได้แก่

  • Free
  • Business Class – เริ่มต้นที่ $9.99 หรือ 300 บาทต่อคนต่อเดือน
  • Enterprise – เริ่มต้นที่ $17.50 หรือ 525 บาทต่อคนต่อเดือน (ต้องสมัคร 20 คนขึ้นไปเท่านั้น)

สำหรับแบบฟรีนั้นเป็นเหมือน Demo มากกว่าเพราะใช้จริงไม่น่าจะได้ เนื่องจาก Power Up จะถูกจำกัดแค่ 1 ตัวต่อ 1 Board ซึ่งไม่เพียงพอต่อการใช้งานที่มีประสิทธิภาพอย่างแน่นอนครับ

ส่วนแบบ Business Class นั้นจะได้ฟีเจอร์เหมือนแบบ Enterprise ทุกประการ กล่าวคือคุณจะใช้ board กี่ตัวก็ได้ และ Power Ups กี่ตัวก็ได้ แต่ Command Runs จะจำกัดครับ

Command Runs ที่ว่าคือการกด Button หรือ Automation Butler บน Board ของคุณ รวมไปถึงการใช้งาน Rule และ Command Executions ต่างๆ ด้วย โดยการจำกัดจะอยู่ที่เดือนละ 200 ครั้งต่อคนต่อเดือน และบวกด้วย 1,000 ครั้งต่อทีม ยกตัวอย่างเช่น

คุณมีทีม 5 คน คุณจะได้ Command Runs ทั้งหมด 200 x 5 + 1,000 = 2,000 ครั้งต่อเดือน

อย่างไรก็ดีโควตาของทั้งทีมจะสูงสุดที่ 6,000 ครั้ง ดังนั้นถ้าคุณเพิ่ม User มากกว่า 25 คนขึ้นไป คุณจะไม่ได้โควตา Command Runs เพิ่มอีกแล้ว และในจุดๆ นั้นคุณควรจะเปลี่ยนไปใช้แบบ Enterprise ซึ่งไม่จำกัด Command Runs ครับ

Trello ให้คุณใช้งานแบบ Business Class ได้ฟรี 14 วันครับ